Veiligheid of compliance, wat weegt zwaarder voor uw organisatie?

Maandag 24 februari 2020 | Leestijd: 6 minuten | Silvie van de Haterd

Veiligheid, het is een belangrijk onderdeel van de bedrijfsvoering in iedere organisatie. Om die veiligheid te kunnen borgen, zijn er tientallen regels, protocollen en zelfs wetten waaraan organisaties moeten voldoen. De ene organisatie meer dan de ander, dit is vooral afhankelijk van de werkzaamheden en de risico’s die ze met zich meebrengen.

Een veelgehoorde klacht is dat men steeds meer bezig is met het voldoen aan die regels, protocollen en wetten. Oftewel we focussen echt op het compliant zijn, en niet op de daadwerkelijke veiligheid.

Toch kunnen we niet zonder deze regels. Om het werkbaar te houden, moet er een balans gezocht moet worden waarin zowel veilig gewerkt wordt als aan de regels wordt voldaan. Maar hoe krijgt u dat voor elkaar?

U hoeft niet te kiezen!

Laten we vooral met de deur in huis vallen: u hoeft namelijk niet te kiezen tussen veiligheid en compliance. Mocht u nu denken, ‘maar ik heb helemaal geen tijd om het beiden te doen’, dat begrijpen we heel goed! Bij organisaties waar veiligheid nog geen onderdeel is van het DNA, is het ook niet te doen om beiden goed te doen. Vandaar dat er binnen veel organisaties nog wat moet veranderen, wilt u het voor elkaar kunnen krijgen om het beiden te realiseren. Maar het is zeker mogelijk!

Doe het samen in plaats van alleen

Ja, u bent de veiligheidskundige, kwaliteitsmanager, riskmanager etc. U bent dé professional als het gaat om veiligheid. Maar dat betekent niet dat u alles alleen moet doen. In tegendeel! U mag dan wel verantwoordelijk zijn, maar u kunt het zeker niet alleen. U hebt anderen in de organisatie nodig die het samen met u gaan doen. Of het nu gaat om risicoleiders die samen met u de risico’s in kaart gaan brengen en onder controle gaan houden, of informele leiders die het goede voorbeeld over veilig werken geven. U hebt anderen keihard nodig. Zij zorgen er namelijk voor dat veiligheid in alle aspecten gaat leven binnen de gehele organisatie. Dit geeft u de tijd om daadwerkelijk bezig te zijn met het beleid rondom veiligheid.

Van weerstand naar medewerking

Dat u er soms moedeloos van wordt om veiligheid tussen de oren te krijgen, is begrijpelijk. Vooral als het gaat om nieuwe of extra regels, zal je nogal eens op weerstand stuiten. De collega’s die dagelijks op de werkvloer staan, zien het nut van de regels vaak niet in. Naast ‘uw’ regels hebben ze  genoeg andere dingen waar ze zich aan moeten houden, zoals hoe snel iets af moet zijn. Dit kan botsen met de extra tijd die het opvolgen van veiligheidsregels kost (in hun ogen).

De eerder genoemde risicoleiders kunnen u hier wel bij helpen. Dit zijn vaak informele leiders die dus op een natuurlijke manier mensen zover krijgen dat ze hen gaan volgen. Als deze leiders het goede voorbeeld geven voor veilig werken, dan zullen anderen dus makkelijker volgen dan wanneer ze het als een regel aangeleverd krijgen.

Een ander hulpmiddel is bewustwording. Maak het gevaar zichtbaar, voor zover als dit mogelijk is. En mocht het onverhoopt toch misgaan? Zorg dan dat er op een veilige en snelle manier incidenten gemeld kunnen worden. Daar kunt u uiteindelijk weer van leren en daarmee kunt u incidenten voorkomen, wat u weer tijd oplevert op de langere termijn. Wees dus ook niet bang als u ziet dat er meer incidenten gemeld worden: het hoeft namelijk niet te betekenen dat er meer incidenten plaatsvinden! Zorg dat het melden van incidenten onderdeel wordt van de veiligheidscultuur, dus dat iedereen het doet en  oog heeft voor veiligheid. Alleen dat levert al heel veel winst op.

Welzijnswet en ISO: meer eigen verantwoordelijkheid, minder overheidsbemoeienis.

Één van de verplichtingen waaraan elke organisatie moet voldoen, is die van de Welzijnswet. Deze wordt echter wel steeds verder vereenvoudigd, daarnaast legt de overheid steeds meer verantwoordelijkheid bij de organisaties zelf. Daar kunt u van schrikken maar het brengt zeker ook tijdbesparing met zich mee. Als de organisatie namelijk voldoet aan de regels en wetten, dan hoeft u dat niet continu meer te bewijzen. Ook wordt er meer nadruk gelegd op preventie. Oftewel, het voorkomen van incidenten. Dit kost wellicht aan de voorkant wat meer tijd, maar bedenk u eens hoeveel tijd u op den duur bespaart met het oplossen van incidenten!

Ook bij ISO certificeringen en richtlijnen zien we eenzelfde beweging ontstaan. De ISO normeringen zijn steeds belangrijker en lijken dé wereldwijde norm te worden op steeds meer vlakken. Dankzij een uniform raamwerk op hoog niveau, zijn verschillende ISO normen makkelijk te combineren en te implementeren. Dit moet het uiteindelijk eenvoudiger maken om ze te gebruiken, wat weer tot tijdswinst moet leiden.

Een goede voorbereiding is het halve werk

Ziet u als een berg op tegen bijvoorbeeld die ISO certificeringen of het invullen van een RI&E? Dat komt misschien omdat u ze (nog) ziet als papieren monsters. Toch is dit steeds beter te digitaliseren. Door bijvoorbeeld processen en protocollen vast te leggen in een documentmanagementsysteem of door medewerkers via e-learning op de hoogte te brengen van wat er van ze verwacht wordt.

Een goed neergezet proces voor interne audits zorgt dat u op elk gegeven moment klaar bent voor controles, checks of audits. Natuurlijk betekent dit niet dat u er ineens geen tijd meer aan kwijt bent, het zal altijd een deel van uw tijd vragen om compliance te waarborgen. Maar een goede voorbereiding zorgt er wel voor dat de officiële momenten én minder tijd kosten én dat u hier, dankzij een goede voorbereiding, ook nog eens makkelijker doorheen fietst.

En past het zomaar opvolgen van regels, normen en certificeringen nu niet bij u of uw organisatie, dan nog kunt u zorgen voor een veilige én compliant werkomgeving. Neem bijvoorbeeld als uitgangspunt uw  eigen doelen en processen. Ook via die route kunt u uitkomen op een plek waar u compliant werkt. Er zijn namelijk meerdere wegen die naar Rome leiden, of in dit geval naar een veilige en compliant werkomgeving. Het zou namelijk altijd een doel moeten zijn om veiligheid te borgen en regels kunnen u daar, indien goed toegepast, bij helpen. Zo ziet u ze niet langer als een verplichting maar als een hulpmiddel. En dus hoeft u niet te kiezen tussen veiligheid en compliance, ze versterken elkaar.

Bent u nu benieuwd hoe Infoland u kan helpen bij het halen van uw doelen, intern én extern? Neem dan eens contact op met onze experts.