Dé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.Als veiligheidskundige wil je de veiligheid binnen jouw organisatie altijd blijven verbeteren. Dit om bijvoorbeeld het aantal calamiteiten of incidenten op de werkvloer te verminderen. Om de veiligheid te verbeteren zal je er eerst achter moeten komen waarom deze incidenten zijn voorgevallen. Hoe kom je tot deze oorzaak? Door het analyseren van allerlei verzamelde cijfers. Alleen is het interpreteren van deze cijfers eigenlijk een vak apart, waardoor dit niet altijd juist gebeurt. Wat zeggen ze namelijk, hoe plaats je ze in de juiste context en wat kan/moet je ermee?
Je voert als veiligheidskundige maatregelen en protocollen in om jouw organisatie veiliger te maken voor iedereen. Om erachter te komen of de maatregelen en protocollen die jij hebt ingevoerd ook verbeteringen opleveren, kun je analyses uitvoeren. Eén van de meest voor de hand liggende analyses is het vergelijken van de cijfers met voorgaande jaren. Is het aantal meldingen gestegen? Zijn de incidenten in aantallen verhoogd? Of zijn er bijvoorbeeld meer meldingen ingevoerd? Dit soort analyses leiden tot allerlei resultaten, welke zich vrijwel altijd vertalen in cijfers. Maar wat zeggen deze cijfers nu precies?
Stel, jouw organisatie telde dit jaar 200 meldingen meer dan het jaar ervoor. Je zou dan kunnen concluderen dat dit slecht is, want dat betekent dat er meer (bijna-)incidenten plaats hebben gevonden. Of toch niet? Misschien hebben meer medewerkers het belang van veiligheid ingezien, waardoor er sneller (en dus meer) meldingen gedaan worden. Dan zou je kunnen zeggen dat een stijging van het aantal meldingen goed is, aangezien je nu een beter beeld hebt van wat er op de werkvloer gebeurt. Uit het resultaat ‘200 meldingen meer dan vorig jaar’ kun je dus eigenlijk zonder context geen goede conclusies trekken. Het is belangrijk om te achterhalen waarom dit cijfer is gestegen. Dit is niets nieuws. Het kritisch kijken naar o.a. ongevalscijfers is al jaren van groot belang.
We kunnen dus weinig zonder context. In een organisatie met 1000 werknemers is een aantal van 200 meldingen per jaar misschien niet veel, maar in een kleine organisatie van 15 medewerkers kan het voldoende stof tot nadenken geven. Maar zelfs dat zegt nog niet alles. De sector waarin je als organisatie opereert, is minstens zo belangrijk. Zo heb je in de bouw over het algemeen een grotere kans op een (ernstig) arbeidsongeval dan op een gemiddeld kantoor. Alleen door context toe te voegen kun je als professional de cijfers juist, of in ieder geval beter, interpreteren. En dat is nodig om de juiste maatregelen te kunnen nemen om het aantal arbeidsongevallen te verminderen, welke helaas nog ieder jaar blijven stijgen.
Om deze verzamelde cijfers goed te kunnen interpreteren, moet je dus weten waar ze vandaan komen en wat je er allemaal mee kan. Welke factoren zijn bijvoorbeeld van invloed geweest? Zijn deze factoren van groot of klein belang? Worden ze allemaal meegenomen in de analyse? Spreek je over causale verbanden of over toeval? En zo nog veel meer vragen die gesteld zouden moeten worden bij het analyseren van cijfers met betrekking tot veiligheid.
Wanneer je bovenstaande vragen overslaat of niet concreet beantwoordt, kun je harde conclusies trekken die niet altijd (volledig) juist zijn. Het is goed om je altijd te blijven afvragen of een getal werkelijk iets zegt over de veiligheid of dat het ‘maar’ een getal is. Dat wil niet zeggen dat cijfers niet belangrijk zijn; in tegendeel. De getallen die uit de analyses komen, zijn de basis om conclusies te kunnen trekken, mits je dus weet hoe je hiermee om moet gaan.
Een oplossing hiervoor is het visueel maken van jouw resultaten. Bijvoorbeeld met het inzetten van dashboards en rapportages, welke de cijfers van jouw organisatie met de juiste factoren verbindt en deze overzichtelijk weergeeft. Rapportages zijn belangrijk om patronen te herkennen, conclusies te trekken en in te spelen op trends binnen jouw organisatie. Dit kan je doen door ellenlange Excel-lijsten te voorzien van formules en grafieken, maar je kan er ook voor kiezen om deze rapportages direct te koppelen aan de meldingen die gedaan worden door de medewerkers. Zo worden de gegevens van incidentmeldingen in onze kwaliteitsmanagement software bijvoorbeeld direct opgeslagen en omgezet in visuele rapportages die het interpreteren ineens een stuk gemakkelijker maken.
Een mooi voorbeeld is dat van het beveiligingsteam van het LUMC. Zij hebben namelijk rapportages volgens hun eigen voorwaarden ingericht in Zenya. Als de medewerkers Zenya nu openen, krijgen ze direct een dashboard te zien met daarin rapportages op verschillende niveaus, zodat ze in één oogopslag kunnen zien wat er op de werkvloer speelt.
Niet alleen kun je door gebruik te maken van software veel makkelijker verbanden leggen, de cijfers op de juiste manier analyseren en de benodigde vervolgacties in gang gaan zetten, maar het scheelt je ook nog eens heel veel tijd. Je hoeft namelijk niet alle cijfers handmatig in te voeren en te vergelijken. Hierdoor hou je meer tijd over voor het daadwerkelijk verhogen van de veiligheid. Deze tijd kun je nu besteden aan het starten van verbeteracties of het verhogen van de betrokkenheid binnen je organisatie. Daarnaast is de kans dat iets foutief wordt overgenomen of ingevoerd ineens een stuk kleiner, ook niet geheel onbelangrijk.
Dat het lastig is om alle cijfers die je bijhoudt juist te interpreteren en analyseren, zal altijd zo blijven. Als je er maar rekening mee houdt dat veiligheid meer is dan enkel de cijfers die je te zien krijgt. Naast dat de interpretatie goed moet gebeuren om er juist op te acteren, zijn er natuurlijk meer factoren om rekening mee te houden. Denk bijvoorbeeld aan de maatregelen die getroffen worden na de analyses of aan hoe erg veiligheid speelt bij je medewerkers.
Vind je het zelf af en toe ook lastig om je analyses juist uit te voeren of zou je die tijd liever ergens anders aan besteden? Of ben je benieuwd naar de voordelen van automatische dashboards en rapportages voor jouw organisatie? Neem dan contact op met onze experts. Zij gaan hier graag met je over in gesprek!
Neem vrijblijvend contact op met onze experts. Wij denken graag met je mee.
