Operational Excellence: welk proces voert u uitmuntend uit?

Dinsdag 8 juni 2020 | Leestijd:  7 minuten | Bart Bolwijn

Zo efficiënt mogelijk omgaan met tijd en middelen, het lijkt een doel op zich binnen veel organisaties. En hoewel er een grens zit aan hoe efficiënt een proces uitgevoerd kan worden, is er vaak nog wel winst te behalen. De menselijke factor is daarbij belangrijk, als medewerkers uitmuntend presteren dan bent u op weg naar operation excellence. Maar wat is daar eigenlijk voor nodig?

Wat is operational excellence?

Operational excellence betekent het best mogelijke resultaat halen uit een proces op de meest efficiënte manier. Als voorbeeld nemen we een topsporter en Meesterkok.

Iedere topsporter is een expert in operational excellence. Topsporters zijn in staat om jarenlang keihard te werken om op een bewuste dag, of iedere week, de best mogelijke prestatie te leveren. Wat is daarvoor nodig? Jarenlang, dag in dag uit, trainen, bijschaven, experimenteren, onderzoeken, voorwaarden scheppen, experts inhuren, op uw voeding letten, opnames maken, meten van lichaamskenmerken, op tijd naar bed gaan.

Ook een Meesterkok is een expert in operational excellence. De kok ontwerpt tot in detail het gerecht, gaat op zoek naar de best mogelijke ingrediënten, onderzoekt hoe deze verwerkt moeten worden, experimenteert met bereidingswijzen, meet temperatuur, beoordeelt structuur, bepaalt de juiste volgorde en de gewenste bereidingstijd, proeft net zolang totdat er een pareltje op het bord verschijnt.

De drie succesfactoren

Dé belangrijkste succesfactor voor operational excellence is door deze twee voorbeelden direct duidelijk: intrinsieke motivatie en ambitie. Iemand moet de wil en ambitie hebben om het best mogelijke resultaat te halen. Laten we dan ook stoppen met alle moeilijke terminologie en managementbegrippen, die gaan namelijk geen of weinig effect hebben als de wil en ambitie ontbreekt. Wilt u gaan starten met operational excellence? Begin dan met onderzoeken van de aanwezige ambitie, of het gebrek er aan.

Een Meesterkok heeft geen coach nodig. Hij of zij moet het zelf wel zijn, immers de kok is mede afhankelijk van anderen die hem helpen. De kok is daarin bijzonder kieskeurig. Kan u niet mee in het tempo of met het kwaliteitsniveau, zal er afscheid van u genomen worden. Een goede Meesterkok zal ook het belang van teamwerk inzien en daar de benodigde aandacht aan geven. Overigens geldt bovenstaande alleen voor de échte Meesterkoks; vele anderen zouden juist wel een Meesterkok als coach kunnen gebruiken om hun niveau te verbeteren.

De topsporter aan de andere kant, heeft wel degelijk baat bij een coach of trainer. De sporter (maar ook de ambitieuze kok die hogerop wil) is zich ervan bewust dat hij/zij blinde vlekken heeft en niet alles zelf kan zien. Bovendien heeft de sporter hulp nodig bij het creëren van de juiste randvoorwaarden, zodat hij/zij zich kan concentreren op hetgeen het belangrijkste is: de perfecte uitvoering. Dat is een tweede belangrijke succesfactor: de bereidheid tot zelfreflectie en het vermogen om daarvan te leren.

Een derde belangrijke eigenschap om uitmuntend te kunnen presteren is de bereidheid om zeer veel te oefenen en te herhalen. Dit net zolang totdat het proces de perfectie nadert, totdat de variatie in het proces is geminimaliseerd en de effectiviteit is gemaximaliseerd. Bij dit eindeloos herhalen hoort ook meten en monitoren. U moet immers feedback krijgen over progressie, stilstand of achteruitgang. Het doel hierbij is het best mogelijke resultaat bereiken, op de meest efficiënte wijze, ervan uitgaande dat er kieskeurigheid geboden is bij het inzetten van middelen. Tijd en middelen zijn vaak de beperkende factoren die wel veel invloed hebben. Dit vraagt ook om creatief onderzoek naar mogelijke oplossingen.

De drie belangrijkste succes factoren voor operational excellence zijn dus:

Operational excellence is meer dan een verzameling randvoorwaarden

Vakmanschap, of professionalisme, is een belangrijke voorwaarde, maar geen garantie voor operational excellence. In een organisatie of proces gaat het er namelijk om dat alle betrokkenen zo goed mogelijk samenwerken. Hier ligt wellicht de grootste uitdaging. U kunt uzelf  zo mogelijk nog redelijk managen, maar hoe gaat u om met alle anderen die ook zo hun eigen belang, kennis en ervaring hebben?

Er is een mooie maatstaf om relatief snel inzicht te krijgen in waar een proces staat wat betreft excellentie. Dit wordt wel de move ratio genoemd. Ik herinner mij nog goed dat ik lang geleden een onderzoek heb gedaan bij de Philips machinefabrieken. Het was alom bekend dat het vakmanschap bijzonder groot was. Dankzij dit vakmanschap werden er bijzondere producten gemaakt. Maar was hiermee ook sprake van operational excellence?

Bij een move ratio onderzoek schrijft u voor iedere processtap op hoeveel tijd er is besteed aan het product of dienst (procestijd) en hoeveel tijd er niet gewerkt is aan het product of dienst, leidende tot een doorlooptijd per processtap. Daarnaast schrijft u de wachttijden op tussen de processtappen. Zo krijgt u inzicht in de tijd dat er daadwerkelijk gewerkt is aan het product of dienst ten opzichte van de totale doorlooptijd. De move ratio is de procestijd delen door de doorlooptijd. Bij dit onderzoek bleek die 3% te zijn. Een dergelijke analyse kan u ook nog uitbreiden door per processtap ook andere kenmerken op te schrijven, waardoor u een beeld krijgt van de kwaliteit van het proces. Een paar procent verbeteren in de verhouding, levert al veel op.

Vakmanschap is een voorwaarde maar geen garantie voor operational excellence.

Het verbeteren van de organisatie en de processen is precies waar de software van Infoland voor wordt ingezet, wat leidt tot steeds beter presterende professionals en organisaties. Vaak is er sprake van relatief kleine interventies, die een positief effect hebben. Iedere organisatie heeft te maken met verspillingen, onduidelijkheden, onzekerheden en complexiteit. Zorg dat u dit in beeld hebt, en acteer op weg naar operational excellence: stapje voor stapje, vooral doordat de professionals zelf vanuit persoonlijke ambitie het best mogelijke resultaat willen halen. Ook u bent de topsporter of Meesterkok, of zou die kunnen zijn.

Bent u benieuwd hoe de software van Infoland u en uw organisatie kan helpen op weg naar operational excellence? Neem dan contact met mij of mijn collega’s op, wij gaan graag het gesprek met u aan.