Kwaliteit is van iedereen – 5 tips voor meer draagvlak

Maandag 14 september 2020 | Leestijd:  6 minuten | Manon Wijnhoven

Kwaliteitsmanagement staat of valt met de uitvoering in de praktijk. Toch blijft dit thema voor medewerkers op de werkvloer vaak wat abstract. Dit mag, of zelfs moet, anders! Voorheen was kwaliteit vaak de verantwoordelijkheid van één persoon of afdeling, maar tegenwoordig volstaat dit niet meer. Het gaat niet meer alleen om de kwaliteit van producten, de hele organisatie moet topfit zijn! En dit vraagt om meer betrokkenheid bij kwaliteitsmanagement: zowel van de directie, als van medewerkers op de werkvloer. Met onderstaande vijf tips creëert u binnen uw organisatie de gewenste betrokkenheid.

1. Formuleer een visie op kwaliteitsmanagement

Het begint met een inspirerende visie waarin het ‘waarom’ van kwaliteitsmanagement en het gewenste resultaat duidelijk wordt beschreven. Door medewerkers te betrekken bij het opstellen van de visie, zullen ze zich hier beter in herkennen en zich meer verbonden voelen.

Daarnaast dient kwaliteitsmanagement een onderdeel van de organisatiecultuur te worden. Het type cultuur van de organisatie heeft veel invloed op kwaliteitsmanagement. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de volgende situatie: wanneer medewerkers kwaliteitsmanagement als een verplichting ervaren zullen ze bang zijn dat ze hierop afgerekend worden. Dit weerhoudt mensen om afwijkingen te melden. Een cultuur gericht op kwaliteit is essentieel voor succes op de lange termijn.

2. Toon leiderschap

Organisaties werken steeds meer met zelfsturende teams en processen worden agile. Voor kwaliteitsmanagement is niet alleen het ‘managen’ heel belangrijk, maar ook ‘leiderschap’. Waar het bij management vooral gaat over planning en controle, gaat het bij leiderschap om de grote lijnen, motivatie en inspiratie. Of zoals Drucker ooit zei: ‘’Een manager doet de dingen goed, een leider doet de goede dingen’’. Hierbij is er een belangrijke voorwaarde: het motiveren en enthousiasmeren van medewerkers lukt alleen als de directie en het management zelf volledig gelooft in kwaliteitszorg, het goede voorbeeld geeft en doet wat ze belooft. ’Practice what you preach‘!

Leiderschap kan op verschillende vlakken nuttig zijn. Hoe u dat aanvliegt, is in grote lijnen gelijk aan bijvoorbeeld het creëren van informele risicoleiders.

3. Zorg voor heldere en duidelijke communicatie

Om draagvlak te creëren is interne communicatie essentieel. Intern communiceren is één van de belangrijkste zaken om draagvlak te creëren. Niet of onvoldoende communiceren kan leiden tot wantrouwen bij medewerkers. In een kwaliteitsgerichte organisatie wordt daarom volop gecommuniceerd. Medewerkers moeten de gelegenheid hebben om feedback te geven en kritische vragen te stellen; dit houdt de zaag scherp. Daarnaast draagt dit bij aan bewustwording en betrokkenheid, zo worden medewerkers gemotiveerd om kwaliteitsmanagement van ‘onderaf’ uit te voeren en niet alleen top-down. Deel bijvoorbeeld regelmatig positief nieuws op kwaliteitsgebied, zoals een daling van kosten voor kwaliteitsgebreken, of reviews van klanten. En communiceer via verschillende middelen en kanalen, zoals Intranet, een e-mailnieuwsbrief of vergaderingen.

4. Creëer bewustzijn in alle lagen

Draagvlak creëren start met bewustzijn. Begrijpen mensen de consequenties van hun handelen? Dat medewerkers zich bewust moeten zijn van het kwaliteitsbeleid betekent niet dat zij dit klakkeloos moeten kunnen opdreunen, maar dat hun handelen in lijn is met dit beleid. Als mensen begrijpen waarom zaken op een bepaalde manier uitgevoerd moeten worden, dan zijn zij veel eerder geneigd om werkzaamheden op die manier uit te voeren, dan wanneer het hen alleen is opgedragen. Bewustzijn wordt gekweekt door de juiste cultuur in een bedrijf en door mensen te betrekken bij het bepalen van werkwijzen, zodat zij intrinsiek gemotiveerd worden om het juiste te doen.

5. Houd kennis up-to-date

Beschikken medewerkers over de juiste kennis en vaardigheden om hun werkzaamheden goed uit te voeren? Competenties kunnen onder andere verkregen worden door de juiste scholing, training en/of ervaring. De afgelopen maanden heeft het grootste gedeelte van Nederland massaal thuisgewerkt. Ook leren en bijscholing moet komende tijd nog (grotendeels) op afstand gebeuren. Dit kan uitstekend via e-learning. Met toetssoftware zoals iQualify kunt u gemakkelijk digitaal toetsend leren, waar en wanneer u wil.

Kennis zit in de hoofden van de medewerkers, maar ook in de systemen. Die kennis moet stromen en worden gedeeld. Bij kwaliteitsmanagement is het vastleggen van belangrijke informatie en afspraken essentieel. Handboeken, procedures, werkinstructies en formulieren worden veelvuldig gebruikt in organisaties. Door dit eenvoudig toegankelijk te maken, bijvoorbeeld door een documentmanagement systeem, maakt u kwaliteitsmanagement populairder. Zo brengt u documentbeheer naar een hoger niveau, stopt u onnodig lang zoeken en haalt u het meeste uit uw business zonder dat het veel tijd kost.

Kwaliteit is van iedereen!

Bedrijven zien steeds meer de voordelen van op afstand werken; door processen te automatiseren en digitaliseren kan veel handmatig werk geautomatiseerd worden en mensen kunnen zich meer focussen op de inhoud. Het verbeteren van de kwaliteit beïnvloedt het bedrijfsresultaat in positieve zin. Systemen ondersteunen kwaliteitsmanagement, maar het is geen garantie op succes. Kwaliteitsbewustzijn en betrokkenheid van medewerkers is key. Het creëren van draagvlak heeft alles te maken met de manier waarop bewustwording wordt gecreëerd bij de medewerkers. Uiteindelijk bepalen de medewerkers het succes van kwaliteitsmanagement. Want, voor kwaliteit zorg je met iedereen!

Heeft u zelf goede voorbeelden die het draagvlak voor kwaliteit binnen uw organisatie hebben vergroot, of wilt u met me sparren over dit thema? Neem dan contact met me op via: m.wijnhoven@infoland.nl.