Gaat u voor kwaliteit? Neem dan afscheid van Excel.

Gaat u voor kwaliteit? Neem afscheid van Excel.

Maandag 10 september 2018 | Leestijd: 4 minuten |Iris Boderie

Kwaliteit; dat heeft alles te maken met de wijze waarop uw organisatie van een houtje-touwtje werkwijze naar een continu verbeterende organisatie gaat. Is Excel daarbij uw favoriete programma als het gaat om het managen van incidenten, audits en/of risico’s? Dan heb ik helaas slecht nieuws voor u… Werken met Excel is voor de kwaliteitsmanager van de toekomst verleden tijd.

Buiten het feit dat het behoorlijk foutgevoelig is, kunnen meldingen niet via een workflow worden afgehandeld. En daardoor is het erg arbeidsintensief. Daarnaast wordt het vaak door één of enkele personen beheerd, ook wel de Excel Ridder genoemd. En in de vakantieperiode (of bij uitval) kan dit tot behoorlijk stressvolle situaties leiden. Nu hoor ik u denken, maar met Excel heb ik toch alles overzichtelijk bij elkaar staan en kan ik met slimme formules eenvoudig rapportages maken? Dat klopt! U kunt ook een kuil graven met een lepel. Maar is dat de beste manier?

Is kwaliteit voor u een puntje van frustratie?
Nu kunnen we het natuurlijk niet zo zwart wit schetsen als hierboven. Maar dat er betere manieren zijn om in te spelen op incidenten, audits, inspecties, risico’s en ga zo maar door, dat is een feit. Dat blijkt wel uit onderstaande tabel waarin enkele mogelijkheden van een kwaliteitsmanagementsysteem worden afgewogen tegenover Excel:

	Excel	Kwaliteitsmanagement- systeem
Arbeidsintensief	√	–
Actueel	–	√
Geautomatiseerd proces	–	√
Foutgevoelig	√	–
Toegankelijkheid	Kwaliteitsmanager	Gehele organisatie
Beschikt over workflows voor de afhandeling	–	√
Mogelijkheid voor het maken van rapportages	Globaal	Gedetailleerd
Mogelijkheden voor het creëren van overzicht	Globaal	Gedetailleerd
Inzicht in de status van meldingen	–	√
Compliancy	–	√
Investering noodzakelijk	–	√
Creëren van een veiligheidscultuur	–	√

Werk efficiënter en veiliger
Door uw proces rondom kwaliteitsmanagement te automatiseren, bespaart u veel tijd en creëert u een cultuur waarin kwaliteit, efficiëntie en veiligheid op nummer 1 staan. Want niet alleen de kwaliteitsmanager is verantwoordelijk voor een veilige en efficiënte werkomgeving waarbij de focus op een zo hoog mogelijke kwaliteit ligt. De hele organisatie draagt hieraan bij. Maar hoe gaat een kwaliteitsmanagementsysteem u helpen om deze cultuur te creëren? Het is belangrijk dat medewerkers het voordeel van iets kunnen ervaren. Dat ze bijvoorbeeld tijd kunnen besparen, ongevallen kunnen voorkomen en hiermee zelfs levens kunnen redden. Dat doet u door naar ze te luisteren, ze inzicht(en) te geven en door ze verantwoordelijkheid te geven.

Van frustraties naar rust
Het klinkt natuurlijk allemaal heel mooi, maar wat is nou precies de toegevoegde waarde van een dergelijk systeem? Laten we de voordelen nog eens even voor u op een rij zetten en verder toelichten:

Door gebruik te maken van een eenvoudig en gebruiksvriendelijk meldsysteem, zorgt u ervoor dat er meer verantwoordelijkheid bij de medewerkers komt te liggen, dat ze gehoord worden en dat u sneller actie kunt ondernemen om erger te voorkomen. Slimme rapportages helpen u hierbij zodat u altijd een actueel en volledig overzicht hebt. Daarnaast stelt het systeem u in staat om te leren van gemaakte fouten en verbeteringen te verankeren zodat u herhaling in de toekomst kunt voorkomen.
Een overzichtelijk en slim auditsysteem kan u daarentegen ondersteunen in het creëren van inzicht en het efficiënt bijhouden en afhandelen van audits, inspecties, veiligheidsrondes etc. Met visuele weergaves en handige vragenlijsten ondersteunt de software bij alle stappen: van planning tot uitvoering en van rapportage tot acties. Zo bespaart u veel tijd en heeft u altijd inzichtelijk of de processen ook daadwerkelijk voldoen aan kwaliteits- en veiligheidsnormen, richtlijnen, beleid en/of doelen.
Tot slot helpt risicomanagement software u bij het identificeren, analyseren, beheersen en monitoren van risico’s. In één oogopslag is het duidelijk wat de oorzaken en gevolgen zijn van een risico, waardoor u eenvoudig maatregelen kunt uitzetten. Hierdoor bent u in staat om risico’s om te zetten in kansen en brengt u risicomanagement, dankzij risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E), naar een hoger niveau.

Kortom: dé stap naar een continu verbeterende organisatie (waarin kwaliteit, veiligheid en efficiëntie de hoofdrol spelen) is met de komst van een gedegen kwaliteitsmanagementsysteem dichterbij dan ooit! Durft u afscheid te nemen van uw vertrouwde Excel en echt te kiezen voor kwaliteit?