Argos Zorggroep

‘HKZ-proof’ dankzij kwaliteitsmanagementsysteem

Kwalitatief hoogwaardige zorg leveren, dat staat bij de Argos Zorggroep centraal. Hun documentmanagementsysteem vervult daarin een belangrijke rol. Het systeem vormt namelijk het middelpunt en ondersteunt bij het managen van de kwaliteit in de hele organisatie. En dat is weer een essentieel onderdeel om te kunnen voldoen aan de HKZ.

Van een zelf ontwikkeld digitaal protocollenboek naar een volwaardig kwaliteitsmanagementsysteem: een stap die de Argos Zorggroep ruim tien jaar geleden maakte. Geen overbodige luxe want het protocollenboek was voor de medewerkers allesbehalve gebruiksvriendelijk. Het beheer van documenten was erg ingewikkeld. Er was geen zoekfunctie, er was geen signaalfunctie als een document geüpdatet moest worden en er was geen versiebeheer. Kortom, een inefficiënt systeem dat bovendien de kans op fouten vergrootte omdat er geen zekerheid was dat u als medewerker het meest actuele document bij de hand had. Dat was echter niet de hoofdreden om over te stappen op een professioneel documentmanagementsysteem. De belangrijkste reden was de HKZ-certificering. ”Als organisatie wilde we graag voldoen aan de HKZ-normen,” vertelt Gaby Theuns, beleidsmedewerker Raad van Bestuur. “Echter stelt de HKZ specifieke eisen aan het documentbeheer en continu leren. Met het protocollenboek waarmee wij destijds werkten, zouden we absoluut geen certificering krijgen.”

Wensenlijst
Wanneer er een nieuw systeem geïmplementeerd wordt, moet het van de eerste keer goed zijn. Dus stelde Argos een pakket van eisen samen. Het systeem moet toegankelijk, logisch en begrijpelijk zijn voor medewerkers, een signaalfunctie hebben en documenten moeten makkelijk en snel vindbaar en te beheren zijn. “Van alle aanbieders voldeed het systeem van Infoland het beste aan onze eisen. Het is een volledig geautomatiseerd systeem dat ons ondersteunt om processen op de juiste manier te doorlopen. Moet een document herzien worden, dan krijgt de documentbeheerder automatisch een melding en kan hij de auteur van het document verzoeken om dit te actualiseren. Ook de eindbeoordeling en publicatie van een document, zodat dit voor iedereen beschikbaar is, kan automatisch worden ingeregeld. Daarnaast is het mooi dat we documenten kunnen voorzien van hyperlinks waardoor er een duidelijke samenhang ontstaat tussen de verschillende beschikbare informatie over een handeling of onderwerp.”

Benieuwd naar het volledige verhaal van Argos Zorggroep?